شنبه 29 اردیبهشت 1403
  
  •  عنوان پروژه: راه اندازی میز خدمت(فیزیکی و الکترونیکی)
  •   عنوان پروژه به انگلیسی:  Deployment of the help desk
  •  کد پروژه: CIO-40
  •  وضعیت پروژه:  شروع نشده
  •  مدیر پروژه: مدیر تشکیلات، روش‏ها و فناوری اطلاعات
  •  مجری پروژه: معاون توسعه مدیریت و منابع
  •  واحد مجری: معاونت توسعه مدیریت و منابع
  •  کار فرما: پژوهشگاه نیرو
  •  بهره بردار:  معاونت توسعه مدیریت و منابع
  •  کارشناس کنترل پروژه:  سرکار خانم عبدی
  •  همکاران پروژه:  دکتر حمیدرضا افضلی

ضرورت اجرای پروژه

معمولا “مرکز تماس” به نقطه‌ای گفته می‌شود که ارتباط بین مخاطبین و سازمان را از طریق رسانه‌های ارتباطی مانند تلفن یا دیگر رسانه‌های الکترونیکی مانند وب سایت، پست الکترونیکی و … برقرار می‌کند. اما در سال‌های اخیر سازمان‌ها شاهد رشد مراکز تماس و تبدیل آن به “میز خدمت"هستند. بدین معنی که این مراکز درخواست مخاطبین را دریافت نموده و در صورت امکان به آن پاسخ داده و یا به مرجع ذی‌صلاح برای رسیدگی ارجاع می‌دهند. با ترکیب سامانه‌های مخابراتی، سامانه‌های مدیریّت عملکرد و سامانه‌های ارتباطات مشتریان، شاهد ظهور نسل جدیدی از سامانه‌های اطلاعاتی هستیم که تقریبا تمامی مراحل رسیدگی به درخواست مخاطبین را پوشش داده و مدیریّت و ارزیابی سرویس ارائه شده به مخاطب را نیز بر اساس اطلاعات واقعی عملکرد انجام می‌دهند.


هدف اصلی

راه اندازی میز خدمت به منظور ارائه ی هر چه بهتر خدمات، به ارباب رجوع


اقلام قابل تحویل و دستاوردهای پروژه

افزایش سطح رضایتمندی بیشتر مخاطبین به علت تعامل صحیح میان ارباب رجوع و سازمان


موارد خارج از محدوده پروژه

در هر سازمانی، ایجاد تغییرات در سازمان، توام با عدم رضایت مندی و همراهی ابتدایی کارمندان است. آموزش صحیح، درباره ایجاد تغییرات، سبب همراهی بهتر و در نتیجه اعمال بهتر تغییرات در سازمان می گردد.


ریسک‌های کلان

ایجاد قابلیت دورکاری و رسیدگی به درخواست مخاطبین بدون نیاز به حضور فیزیکی راحت نیست.
قابلیت دریافت آمار و اطلاعات عملکرد واحد زیر مجموعه برای برخی شاخص‌های عمومی مدیریّت عملکرد مانند: پراکندگی انواع اقدامات انجام شده بر روی درخواست‌ها ارزیابی کیفیت ارائه خدمات و قابلیت ارتقاء‌ کیفیت عملکرد واحد زمان‌سنجی و هزینه‌یابی عملیات و قابلیت کاهش زمان و هزینه اقدامات قابلیت ارجاع کار به واحدهای دیگر سازمان از لحاظ عملکردی یا جغرافیایی (در صورت نیاز)


محدودیت‌ها و فرضیات پروژه

شناخت دقیق نیازمندی های ارباب رجوع، استفاده ی حداکثری از امکانات موجود، شناخت دقیق روال پیگیری انجام کارها در سازمان
درگیری منابع انسانی در تمامی سطوح، از جمله محدودیت های این پروژه است.


الزامات و قوانین بالادستی مرتبط

طرح پیشنهادی برای سطح خدمت معمولا بر اساس شاخص‌هایی مشخص با سازمان توافق می‌گردد. برای مثال سطوح سازمانی تحت پوشش میز خدمت و اولویت راه‌اندازی آن سطوح و واحدها، فرایندهای تحت پوشش میز خدمت، شاخص‌ها و رویّه‌های ارزیابی و مدیریّت هریک از سرویس‌های تحت پوشش میز خدمت و مواردی از این دست.
طرح و آرایش منابع مورد نیاز برای ارائه خدمت شامل طرح و برنامه سازمان راهبری، اجرا و پشتیبانی سرویس میز خدمت و رویّه تعامل ایشان با دیگر اجزاء سازمان
طرح امنیت اطلاعات شامل سیاست‌ها و برنامه‌های دسترسی به اطلاعات از سوی هریک از ذینفعان و برنامه پیشگیری از دسترسی به اطلاعات از سوی دیگران
طرح استمرار خدمت شامل سیاست‌ها و برنامه‌های تداوم ارائه سرویس میز خدمت


  •   ذی‌نفعان کلیدی پروژه:  مراجعین پژوهشگاه نیرو
  •   ساختار شکست پروژه:   پیکربندی درخواست‌ها
    تعریف انواع درخواست‌های مخاطبین :
    برخی درخواست ها،سازمان تصمیم به ثبت، پاسخگویی یا رسیدگی به آن‌ها را دارد.
    برخی درخواست‌ها (مانند مشاوره یا اطلاع‌رسانی) در سطح مرکز تماس پاسخ داده می‌شوند و نیازی به ارجاع آن‌ها به هیچ واحد نیست.
    برخی درخواست‌ها (مانند درخواست خدمات یا رسیدگی) نیاز به ارجاع به مراجع رسیدگی دارند. این نوع درخواست‌ها در مرکز تماس ثبت شده و بصورت خودکار یا دستی جهت رسیدگی به واحدهای ذی‌ربط ارجاع می‌شوند.
    برخی درخواست‌ها اصولا تکراری یا اشتباه می‌باشند برخی درخواست‌ها نیز برای پیگیری درخواست‌های قبلی می‌باشد که بنا به سیاست سازمان یا در سطح مرکز تماس پاسخ داده شده (با ایجاد قابلیت پیگیری کار) ویا به واحد رسیدگی کننده ارجاع داده می‌شود.

    طرح آزمایشی میز خدمت
    اعمال تغییرات میتنی بر خروجی پرسشنامه
    طراحی نهایی میز خدمت

لیست وقایع مهم

  •  طرح اولیه میز خدمت
  •  راه‌اندازی میز خدمت
  •  بهبود مستمر میز خدمت
  •  



جستجو